Kutsuprosessin hallinta

Kutsuprosessin hallinta

Voimme hallinnoida tapahtumien kutsuprosesseja niin, että asiakkaalle ja alihankkijoille välittyy reaaliaikaista ja tarkkaa tietoa osallistujamääristä ja mahdollisista erityistarpeista. Voimme esimerkiksi ylläpitää call centeriä tai kotisivuja, joiden kautta kutsuvieraat saavat oikeanlaista tietoa ja henkilökohtaista palvelua.

Olemme pyrkineet luomaan ainutlaatuisia työkaluja kutsuprosessihallintaan ja kutsuviestintään. Meillä on tapahtumajärjestäjänä yksinoikeus esimerkiksi Hudle CS-2.5 –tekstiviestijärjestelmään. Tämä on huomattava etu asiakkaillemme.

Suunnittelemme myös oman Art Directorimme toimesta erilaisia painettuja kutsuja ja räätälöimme asiakkaan maun ja tarpeiden mukaan tilaisuuteen sopivan kutsun. Kutsu toteutetaan aina varta vasten kullekin asiakkaalle ja on siksi ainutlaatuinen ja erikoinen.

Tarjoamme myös vaihtoehtoja perinteiselle printtikutsulle: interaktiiviset internet-, multimediaviesti- tai tekstiviestikutsut ovat tätä päivää ja tuovat koko kutsuprosessiin uusia ulottuvuuksia.

Tekstiviestijärjestelmä Hudle CS-2.5

Eventforumin tekstiviestijärjestelmä Hudle CS-2.5 on täydellinen ratkaisu nykyaikaisen mobiiliteknologian hyödyntämiseen markkinoinnissa, kutsuprosseseissa sekä interaktiivisten tapahtumien järjestämisessä.

Järjestelmän kautta voi:

• lähettää viestejä ja massaviestejä
• vastaanottaa viestejä (kaikki viestit kaksisuuntaisia)
• lähettää teasereitä, kutsuja, infoa ja kuvaviestejä
• tehdä gallupeja, kyselyitä ja surveytä yms. ja näyttää tulokset graafisessa ja tekstimuodossa.

Järjestelmän kautta voimme myös toteuttaa realiaikaisia äänestyksiä esimerkiksi seminaareissa ja vastaavissa tapahtumissa.

Järjestelmään voi myös liittää niin monta eri kontaktilistaa kuin halutaan, esim:

• henkilökunta (kaikki ja maakohtaisesti)
• asiakkaat (kaikki ja maakohtaisesti)
• prospektit
• alihankkijat
• yhteistyökumppanit
• tavaratoimittajat
• lehdistö
• “TJ:n VIP-kontaktit”
• kaikki edellämainitut yhdessä

Hallinoimme järjestelmää, lähetämme viestit ja otamme vastaukset vastaan. Toteutamme myös graafit kyselyiden yhteydessä ja näytämme tulokset.

Asiakkaalta tarvitaan ainoastaan puhelinnumerot Excel-taulukossa jokaista lähetysryhmää kohti. Taulukkoja voidaan myös yhdistellä tarpeen mukaan. Viestin sisällön toimittaa joko asiakas itse tai Eventforum, sovitulla tavalla.

Internet-kutsut

Internet-kutsu on käsikirjoitettu, kuvattu ja internet-sivustolle halutulla tavalla sijoitettu filmi, jossa yrityksen edustaja ja esimerkiksi tilaisuuden juontaja kutsuvat vieraat tilaisuuteen. Kutsuvieraille voidaan esittää filmin yhteydessä tärkeitä osallistumiseen liittyviä kysymyksiä, kuten nimi, yhteystiedot, ruokavalioon liittyviä tarkennuksia, kuljetustarpeita tai muita asiakkaan kanssa sovittuja yksityiskohtia.

Kutsuvieras ilmoittaa filmin katsottuaan osallistumisestaan, mahdollisista ruokaan liittyvistä erityispiirteistä sekä kuljetustarpeistaan tai vaikkapa halutuista puhevuoroistaan. Näin saadaan kerättyä osallistujilta hyvinkin paljon tärkeää informaatiota ja näin minimoidaan väärät tai puutteelliset ilmoittautumiset.