Mistä johtuu, että tapahtuma-alan ammattilaiset eivät nauti ansaitsemaansa kunnioitusta? Onko syynä kenties se, että ala on Suomessa vielä suhteellisen nuori? Vai johtuuko se siitä, että MTL Tapahtumatoimistojen tutkimuksen mukaan vain 20 % suomalaisista yrityksistä kokee esimerkiksi yhtiökokouksen tai lehdistötilaisuuden tapahtumaksi? Jos emme tunnista tekevämme tapahtumaa, emme kenties osaa vaatia tapahtumalta sen edellyttämiä asioita.
”Hoidetaan itse” -mentaliteetti on valitettavan usein ilmassa kun yrityksen edustajan kanssa käydään keskustelua heidän markkinointiviestinnän ja tapahtumamarkkinoinnin strategioista. Silti samaisen tutkimuksen mukaan 62 % uskoo, että tapahtumamarkkinointi kasvaa tulevina vuosina. Tässä on ristiriita, joka mielestäni kaipaa hieman selventämistä.
”Hoidetaan itse” on käytännössä kaikkea muuta kuin mitä ilmaisu antaa ymmärtää. Esimerkiksi tapahtuman infrastruktuurin luominen ei toteudu yhden alihankkijan kautta, vaan edellyttää usein yhteistyötä monien eri alojen yritysten kanssa, jotka kaikki taas ovat ammattilaisia tällä omalla alallaan. Ensinnäkin näiden yritysten löytäminen, saatikka tieto siitä, ovatko yritykset luotettavia yhteistyökumppaneita, saattaa syödä ison osan työajasta. Olisiko siis ammattitaitoisen, kaikkia näitä kontakteja hyppysissään pitävän projektipäällikön käyttäminen kustannustehokkaampi vaihtoehto? Väitän että olisi.
Kontaktien lisäksi pitkät yhteistyösuhteet näkyvät loppulaskussa. Aivan. loppulaskussa, ei laskuissa joita ”itse hoitamalla” siunaantuu enemmän kuin yksi. Luonnollisesti kaiken tämän hallinnointi syö valtavan määrän resursseja ja työaikaa. Jos henkilöä ei ole palkattu yritykseen tapahtumavastaavaksi, ymmärtää jokainen, että tämän ensisijainen työtehtävä kärsii.
”Hoidetaan itse” ei näin ollen ole helpompaa eikä kustannustehokkaampaa. Pelkän infrastruktuurin järjestämisen lisäksi olisi konsepti ja tavoitteet hyvä olla selvillä ennen liikkeelle lähtöä. Nämä eivät myöskään synny hetkessä. Konseptin kehitys sekä tapahtuman vaatima kartoitus voi osoittautua yllättävänkin vaikeaksi. Myös ohjelmasisällön suunnittelu ja käsikirjoitus voi tottumattomalle tekijälle osoittautua aikavarkaaksi.
Tiivis yhteistyö tapahtumatoimiston projektipäällikön kanssa, yrityksen strategioiden ymmärrys, konseptin suunnittelu, huolellinen projektisuunnitelma sekä aikataulussa ja budjetissa pysyminen ovat mielestäni riittäviä syitä palkata ammattilainen.
Ota siis ”riski” - rakastu tapahtumatoimistoon!
Sebastian Wardi
Project Manager
Kuvat: YIT 100 vuotta juhlavuosi
Kommentit
Lisää uusi kommentti